Основа ефективної віддаленої праці

Віддалена праця – безпрограшний варіант як роботодавців, так співробітників. Завдяки впровадженню такого формату праці управлінець може суттєво підвищити лояльність, ефективність, знизити витрати, а також залучити краще підготовлених кандидатів та розширити кадровий резерв.

Однак співпраця з територіально розподіленими командами пов’язана з деякими складнощами. Найбільш очевидна з них – компанія практично повністю втрачає контроль за діями персоналу і, як наслідок, ризики витоку даних значно зростають.

Не менш важливими є й моральні аспекти роботи: почуття ізольованості від колег згодом може призвести до зниження мотивації віддаленого працівника. Крім того, поширені випадки, коли бізнесу не вдається налагодити нормальні комунікації всередині колективу, внаслідок чого значно падає швидкість прийняття важливих рішень.

На думку західних аналітиків, існує базис, на якому тримається ефективна дистанційна праця — регламентація дій усіх учасників процесу. Чи планує бізнес організувати територіально розподілену структуру на постійній основі, чи новий формат – реакція на виклики сьогодення, ігнорування цього правила може відіграти ключову негативну роль у життєдіяльності компанії.

Однією з основних переваг віддаленої роботи є гнучкість, але, як це не парадоксально, без чітких правил взаємодії, ефективної роботи не вийде.
Структура, на який знаходиться організація віддаленої праці, передбачає регламентування низки процесів, починаючи з порядку денного, і закінчуючи правилами комунікацій та обміну інформацією.

Співробітники повинні планувати свій день та нести відповідальність за якість та швидкість виконання завдань. Завдання керівника – допомогти у створенні робочих процесів. Очікування щодо часу початку та кінця трудового дня, тривалості перерв та відволікань на персональні потреби – ті правила гри, які мають бути озвучені на самому початку.
Ефективний тайм-менеджмент – важливий аспект будь-якого успішного бізнесу, але саме у випадку віддаленої праці необхідно приділити йому особливу увагу. Без додаткового контролю з боку управлінця, незабаром робочий день більшості дистанційних працівників перетвориться на нескінченне вирішення особистих питань. І на роботу в кращому випадку залишиться 30% оплаченого часу.

Підвищення ступеня контролю неминуче веде до необхідності застосування низки додаткових технічних інструментів. Адже без систем моніторингу персоналу та аналізу робочої активності дізнатися, чим же зайнятий працівник на даний момент часу та які конфіденційні дані вже залишили периметр безпеки організації – неможливо.

Посилення контролю – невід’ємна частина віддаленої праці, що дозволяє захистити активи компанії. Але коли йдеться про лояльність, завжди є місце для бонуса, без якого не уникнути швидкого вигоряння персоналу та збільшення плинності кадрів.

Кожна людина, яка перебуває в режимі «home office», має свій унікальний підхід до віддаленої роботи. Особливо гостро це відчувається в період локдаунів, які регулярно відбуваються по всьому світу. Будинок – не офіс, і більшості працівників доводиться ділити територію із співмешканцями. Отже незалежно від бажання роботодавця, цей фактор також необхідно враховувати. Гнучкість організації робочого часу дозволить працівникові побудувати свій день таким чином, щоб усі сторони процесу почувалися максимально комфортно. Принцип «win-win» у дії: керівник знає, чим зайнятий його підлеглий і коли він доступний для спілкування. При цьому самому співробітнику не доводиться розриватися між роботою і факторами, що відволікають від неї.

Ще один важливий момент, який часто призводить до негативних наслідків впровадження віддаленої форми праці – межа між роботою та особистим життям, що зникає. У цій ситуації керівнику необхідно окреслити межі дозволеного протягом трудового дня та проконтролювати, щоб персонал не переходив їх. З іншого боку, управлінцю і самому не варто забувати про червоні лінії: якщо співробітник працює з дому, це не привід ставити завдання після закінчення робочого часу.
Суворі правила гри, яких дотримуються обидві сторони процесу, – основа ефективної віддаленої праці. Персонал повинен слідувати чітким і зрозумілим алгоритмам, керівник – контролювати цей рух, при цьому не виходячи за встановлені рамки.